Les trésoriers des services petite enfance associatifs du réseau des Hautes-Alpes peuvent se réjouir ! l'accompagnement à la gestion associative mis en place par ALPAJE leur apporte son soutien méthodique.

L'accompagnement aux structures " Accepter la présidence d'une crèche-halte-garderie,c'est devenir du jour au lendemain : employeur de sept salariés, gestionnaire, garant d'une qualité d'accueil des enfants et de la place des parents, tout cela en respectant le code du travail et les démarches administratives. Quelle panique au début ! Alors, quand il existe un service d'accompagnement à la gestion comme à Alpaje, quel bonheur pour votre association ! ", soupire d'aise Magali MACHAT, présidente de Maxi-Mômes, à Guillestre. Pour le service d'Alpaje, bien accompagner les structures repose sur une bonne connaissance du fonctionnement des crèches et pas uniquement la maîtrise de la comptabilité associative. " Lors des rendez-vous trimestriels, différents sujets sont abordés tels que la responsabilité employeur, les obligations associatives, le rôle de chacun... Nous connaissons leurs financeurs et pouvons prendre la mesure de leurs relations avec eux. Lorsqu'une municipalité ne soutient pas assez une crèche qui a des problèmes, nous proposons de préparer avec eux les arguments d'un rendez-vous avec l'adjoint petite enfance ", précisent Marie-Ange Yvroud, coordinatrice adjointe d'Alpaje, responsable du service gestion et Eric Léautier, accompagnateur à la gestion. Les rencontres individuelles avec les associations ont des avantages réciproques : pour Alpaje, c'est l'occasion d'informer sur l'actualité sociale et d'inviter tout le réseau à des temps collectifs. " Il arrive que l'ont pressent un problème de fonds, de nouvelles interrogations... alors le bureau et l'équipe d'Alpaje mettent en place des rencontres : passage aux 35 heures, nouvelle prestation de service Caf, contrat de prévoyance, relation employés/employeurs, place du parent,logiciel Aiga... et des formations professionnels comme l'analyse de la pratique... " Petit à petit, les structures prennent conscience de la complexité de leur rôle et des obligations de celui-ci.

Plus technique, le traitement des paies et l'aide à la gestion associative

Le service d'Alpaje propose un soutien pour que les documents financiers soient conformes aux principes et règles comptables tout en évitant au trésorier du lieu d'accueil d'y consacrer tout son temps. Il se fonde sur deux pôles ; le traitement des paies ( fiches de paies, contrat de travail ) , des déclarations trimestrielles et annuelles ( Urssaf, Assedic, caisse de retraite et de prévoyance, taxe sur salaire, formation professionnelle... ) et l'aide à la gestion associative. Il consiste à l'enregistrement des données sur un logiciel. Nous pouvons aussi aider à faire des simulations budgétaires ( création, mouvements salariaux, situation en cours d'année ).

Une recherche d'autonomie pour les structures associatives

Les trésoriers se succédants régulièrement, Alpaje propose une formation pour la mise en place d'une méthode de tenue de la trésorerie avec des outils créés par nos soins. Par ailleurs, une permanence téléphonique est ouverte pour tous les adhérents sur tous les points de gestion, les obligations, les différents types de contrat de travail, les prises en charges des formations... Un centre de ressources " gestion " voit peu à peu le jour. L'assistance auprès des trésoriers fait qu'ils gardent la maîtrise totale de la comptabilité et de la gestion de leurs associations. Mis à la disposition des adhérents, ce service permet d'améliorer la pertinence des comptes, d'offrir par une méthode appropriée, une pérennité facilitant les changements de trésorier.

Propos recueillis auprès de : Marie-Ange Yvroud coordinatrice adjointe d'Alpaje, responsable du service gestion

Informatisation de la gestion : un beau partenariat Alpaje, Caf et Aiga ! Pour répondre aux lieux multiaccueil de son réseau obligés à des tâhes administratives de plus en plus complexes -RTT, PS 66%, PSU..., Alpaje a poursuivi, depuis le printemps 2001 et la découverte du logiciel Belle-Ile, ses démarches de mutualisation ( rencontres multiples, informations, regroupement des demandes... ) et de sollicitation de la Caf. Celle-ci vient d'adopter le projet d'informatisation des crèches ( matériel informatique, logiciel, formation, maintenance ) et propose au conseil général de s'y associer. Onze crèches sur seize sont prêtes à se lancer. Catherine Reigner-Clausier Alpaje

Les règles d'or de l'appui à la gestion ! Le service à la gestion associative ne doit ni se substituer au trésorier - ni être considéré comme l'employeur et le référent salarié par le personnel - ni faire ingérence dans les choix politiques et financiers des structures - ni dépasser son rôle ( questions juridiques, prud'hommes... ) - ni devenir " un cabinet comptable " - ni devenir uniquement gestionnaire et oublier le sens du " parental " - ni donner de recettes modèles - ni ignorer la spécificité de chacun.

Histoire du service d'Alpaje 1995-1996 : en lien avec l'Acepp et le Ceppra, Alpaje met en place une formation à la gestion appropriée aux structures associatives petite enfance. 1997 : installation progressive du service : traitement des paies, aide à la gestion, formations. 2002 : 17 structures adhèrent au service et la liste d'attente ne cesse de s'allonger !